American Express: Bankowość elektroniczna dla firm

Firmy korzystające z Karty Korporacyjnej American Express mogą uzyskać rozszerzony okres kredytowania, sięgający nawet 59 dni na transakcje bezgotówkowe. American Express w Polsce, obecny od 1991 roku, oferuje przedsiębiorstwom narzędzia do zarządzania wydatkami służbowymi i kontroli kosztów biznesowych, oparte na Programie Karty Korporacyjnej i Rachunku Rozliczeń Podróży Służbowych (BTA).

Oferta Kart Korporacyjnych i Rachunku BTA

Bankowość elektroniczna dla firm American Express dostępna jest dla wszystkich firm, które zawarły umowę w ramach Programu Korporacyjnego. Usługa jest dostępna wyłącznie dla firm, nie dla osób indywidualnych. American Express Europe S.A. Oddział w Polsce zlokalizowany jest przy ul. Chłodnej 51 w Warszawie (00-867).

Karty Korporacyjne

Program Karty Korporacyjnej American Express obejmuje dwa podstawowe warianty, wydawane na 4 lata z automatycznym wznowieniem przed wygaśnięciem poprzedniej karty:

• Zielona Karta Korporacyjna: To podstawowa opcja dla pracowników dokonujących regularnych płatności za wydatki służbowe i podróże. Oferuje standardowe funkcjonalności zarządzania wydatkami.
• Złota Karta Korporacyjna: Wariant premium dla pracowników często podróżujących i dokonujących znaczących wydatków biznesowych. Złota Karta zawiera rozszerzone ubezpieczenia podróżne oraz dodatkowe benefity.

Rachunek Rozliczeń Podróży Służbowych (BTA)

Rachunek BTA to centralnie rozliczany rachunek firmy, wykorzystywany wyłącznie do płatności za bilety lotnicze i inne usługi zakupione w biurze podróży. Rozwiązanie to umożliwia firmie:

• Zbiorczą miesięczną płatność jednym przelewem za wszystkie bilety i usługi podróżne.
• Przejrzystość i kontrolę nad kosztami podróży służbowych.
• Konsolidację wydatków z jednego biura podróży w jednym dokumencie rozliczeniowym.

Koszty Użytkowania i Warunki Płatności

Koszty w Programie Karty Korporacyjnej American Express w Polsce zależą od liczby kart i deklarowanych obrotów. Większe przedsiębiorstwa mogą negocjować niższe stawki.

Opłaty Roczne za Korzystanie z Karty

Opłaty Związane z Korzystaniem z Karty

• Wypłata gotówki: 4% kwoty lub minimum 9 PLN (zastosowana zostaje wyższa stawka).
• Przeliczanie walut (konwersja): 2,99% kwoty obciążeń w walucie innej niż PLN.
• Kopia wyciągu (elektroniczna/papierowa): 10 PLN.
• Dodatkowe informacje: 10 PLN.

Opłaty za Opóźnienia w Płatnościach

• Odsetki umowne za opóźnienie: Jedna dwunasta dwukrotności odsetek ustawowych w okresie miesięcznym.
• Obsługa zadłużenia: 40 PLN.
• Ponowne otwarcie rachunku i wydanie nowej karty: 550 PLN (płatne przez firmę).

Usługa wydania nowej karty w trybie przyspieszonym została zawieszona w ofercie American Express w Polsce.

Limity i Okres Kredytowania

Limity wydatkowe na Karcie Korporacyjnej American Express ustalane są indywidualnie dla każdego posiadacza karty i firmy. Karta Korporacyjna posiada limit transakcji bezgotówkowych, który odnawia się po spłacie salda, oraz tygodniowy limit wypłat gotówki, dostępny tylko po uruchomieniu usługi Express Cash. Limity są wpisywane na Wniosku o wydanie Karty Korporacyjnej i mogą być zmieniane pisemną dyspozycją Administratora Programu Kart.

W odróżnieniu od tradycyjnych kart kredytowych, Karta Korporacyjna American Express funkcjonuje jako karta obciążeniowa (charge card), co oznacza konieczność spłaty całego salda każdego miesiąca.

American Express udziela firmom rozszerzonego okresu kredytowania na Karcie Korporacyjnej, sięgającego nawet 59 dni. Okres ten obejmuje czas cyklu rozliczeniowego i dodatkowy czas na spłatę zobowiązania, wspierając przepływy pieniężne przedsiębiorstw. Okres kredytowania dotyczy wyłącznie transakcji bezgotówkowych – wypłaty gotówki są obciążane odsetkami od razu i dodatkowymi opłatami.

Piotr NowakEkspert finansowy

"Firmy często podróżujące służbowo powinny zwracać uwagę na opłatę za przewalutowanie. American Express nalicza 2,99% za transakcje w innej walucie niż PLN. Dla firmy, która wydaje 15 000 zł miesięcznie za granicą, to dodatkowy koszt rzędu 448,50 zł każdego miesiąca. W perspektywie roku daje to prawie 5 400 zł samych opłat za konwersję walut."

Wymagania i Proces Aplikacyjny

Wymagania Wobec Klientów

Aby uzyskać dostęp do Programu Karty Korporacyjnej American Express, firma musi spełnić określone warunki:

• Rejestracja i działalność: Firma musi być zarejestrowana i prowadzić działalność gospodarczą.
• Numer KRS: Posiadanie aktualnego numeru KRS lub dłuższej historii biznesowej.
• Zdolność kredytowa: Potwierdzenie możliwości regulowania zobowiązań.
• Administrator Programu Kart: Wyznaczenie osoby upoważnionej do zarządzania kartami w firmie.

American Express zastrzega sobie prawo do żądania od firmy dodatkowych informacji finansowych, w tym rocznych sprawozdań finansowych i bilansów, oraz do zażądania zabezpieczenia, na przykład w formie gwarancji spółki macierzystej.

Wymagane Dokumenty

Do złożenia wniosku o przystąpienie do Programu Korporacyjnego American Express wymagane są następujące dokumenty:

• Dla Firmy: Wypełniony i podpisany Formularz Wniosku Firmy o wydanie Kart Korporacyjnych; kopie dokumentów tożsamości (dowód osobisty lub paszport) osób reprezentujących firmę; dokumenty potwierdzające informacje finansowe i zdolność kredytową (na żądanie).
• Dla Posiadacza Karty: Wypełniony i podpisany Formularz Wniosku Posiadacza o wydanie Karty Korporacyjnej; kopia ważnego dokumentu tożsamości.

Wnioski mogą być przesyłane drogą elektroniczną na adres [email protected] lub w formie papierowej na ul. Chłodną 51 w Warszawie.

Proces Składania Wniosku

Funkcjonalności i Bezpieczeństwo

Bankowość elektroniczna dla firm American Express oferuje szereg zalet w kontroli wydatków służbowych.

Kontrola Wydatków Służbowych

Karty Korporacyjne umożliwiają firmie szczegółową kontrolę wydatków pracowników dzięki elektronicznym raportom i możliwości ustalania indywidualnych limitów dla każdego posiadacza karty. Elektroniczne wyciągi dostarczane są co miesiąc i dostępne są wyłącznie w języku polskim.

Dostęp do My Card Account

Platforma My Card Account zapewnia bezpieczny dostęp 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu do:

• Elektronicznych wyciągów z ostatnich sześciu miesięcy (w formacie PDF).
• Danych o obciążeniach dokonanych po ostatnim zestawieniu transakcji (bieżące operacje).
• Szczegółowych informacji o transakcjach poszczególnych posiadaczy kart.

Platforma oferuje dwie główne zakładki: "Rachunki, którymi zarządzam" (umożliwiająca przeglądanie danych o transakcjach posiadaczy kart) oraz "Znajdź wyciąg" (umożliwiająca dostęp do wyciągów sprzed sześciu miesięcy).

American Express @ Work – Portal dla Administratorów

Dla administratorów Programu Kart Korporacyjnych dostępny jest portal American Express @ Work, który oferuje:

• Monitorowanie programu i zarządzanie kartami pracowników.
• Inicjowanie i śledzenie nowych wniosków o wydanie kart.
• Optymalizację wydatków i minimalizację zaległości za pośrednictwem dostosowanych powiadomień.
• Prawie rzeczywisty tracking transakcji pracowników dla bezpieczeństwa w razie globalnych zagrożeń.
• Wgląd w transakcje na poziomie podsumowania i szczegółów, przegląd sald rachunków, raportowanie w formatach standardowych i dostosowanych do potrzeb firmy, informacje o zaległościach i analiza wieku długów.

Bezpieczeństwo Transakcji Online

Karta Korporacyjna American Express wyposażona jest w zaawansowane systemy bezpieczeństwa:

• Chip & PIN: Fizyczny chip na karcie i wymagany kod PIN do transakcji.
• SafeKey: System uwierzytelniania wieloetapowego wykorzystujący jednorazowe kody wysyłane SMS-em na numer telefonu posiadacza karty, potwierdzające autentyczność transakcji online.
• Face or Fingerprint ID: Opcjonalne biometryczne uwierzytelnienie wykorzystujące standardy FIDO i kryptografię kluczy publicznych.
• Express List: Lista zaufanych sprzedawców online, dzięki której posiadacze kart mogą uniknąć kodów weryfikacyjnych przy powtarzających się zakupach u zaufanych sprzedawców (z wyjątkiem sytuacji wymagających dodatkowego potwierdzenia z powodów bezpieczeństwa).

Ubezpieczenia i Ochrona

Przy opłaceniu biletu lotniczego Kartą Korporacyjną posiadaczom przysługuje pakiet ubezpieczeń podróżnych, obejmujący ochronę przed zagubieniem, kradzieżą lub zeskanowaniem karty, ubezpieczenie podróży oraz wsparcie Global Assist Hotline dla pracowników podróżujących poza domem. Dostęp do ponad 1400 saloników lotniskowych na całym świecie (w zależności od wariantu karty) również stanowi część oferty. Centrum Obsługi Klienta American Express dostępne jest 24 godziny na dobę w wielu krajach, zapewniając wsparcie globalne.

Automatyczne Wznowienie Kart i Integracja

Karty są automatycznie wznawiane co 4 lata, przy czym nowa karta dotrze do użytkownika przed wygaśnięciem poprzedniej, zapewniając ciągłość usług. Chociaż American Express nie oferuje bezpośrednio zintegrowanych rozwiązań API dla polskich systemów księgowych, wyciągi elektroniczne mogą być pobierane w formatach umożliwiających łatwy import do systemów finansowych firm.

Ograniczenia Usługi

Korzystanie z bankowości elektronicznej dla firm American Express wiąże się z pewnymi ograniczeniami, które należy wziąć pod uwagę.

Opłaty za Wypłaty Gotówki i Konwersję Walut

Opłaty za wypłaty gotówki z bankomatów są stosunkowo wysokie – 4% kwoty lub 9 PLN (w zależności od tego, która wartość jest wyższa). To skutecznie zniechęca do wypłacania gotówki. Wypłaty gotówki są traktowane inaczej niż zwykłe transakcje – obciążane są odsetkami od razu bez okresu kredytowania.

Wysokość opłaty za przeliczanie walut obcej na PLN wynosi 2,99%, co jest wyższe niż w niektórych konkurencyjnych rozwiązaniach bankowych. Dla firm dokonujących licznych płatności zagranicznych może to stanowić znaczący koszt dodatkowy.

Dostęp do Danych Historycznych i Spłata Salda

My Card Account umożliwia dostęp wyłącznie do wyciągów z ostatnich 6 miesięcy, co może być ograniczeniem dla firm potrzebujących dostępu do starszych danych do celów archiwizacyjnych lub audytowych. Karta Korporacyjna jest kartą obciążeniową, co oznacza konieczność spłacenia całego salda każdego miesiąca. Nie ma możliwości rozłożenia płatności na raty.

Dostępność Usługi Express Cash i Waluty

Usługa Express Cash musi być celowo aktywowana, a zmiana limitów wypłat gotówki wymaga pisemnej dyspozycji przesłanej do Centrum Obsługi Klienta, co jest mniej wygodne niż zmiana limitów online.

Karty American Express w Polsce rozliczane są głównie w złotych polskich (PLN), euro (EUR) lub dolarach amerykańskich (USD). Karty denominowane w PLN dostępne są wyłącznie poprzez Bank Millennium, a w pozostałych przypadkach karty rozprowadzane są w walutach obcych.

Posiadacz karty ma prawo do 14-dniowego okresu wycofania się z umowy od dnia otrzymania karty, pod warunkiem, że nie dokonał żadnej transakcji kartą. Po upływie tego terminu lub po dokonaniu jakiejkolwiek transakcji prawo to przestaje przysługiwać.

Program Kart Korporacyjnych American Express w Polsce oferuje narzędzia do zarządzania wydatkami służbowymi dla przedsiębiorstw. Usługa zapewnia kontrolę wydatków, rozszerzone ubezpieczenia podróżne oraz bezpieczeństwo transakcji. Będzie ona odpowiednia dla firm o międzynarodowym zasięgu działalności, których pracownicy regularnie podróżują służbowo. Wysokie opłaty za konwersję walut i wypłaty gotówki mogą sprawić, że dla przedsiębiorstw dokonujących głównie transakcji krajowych w złotych polskich rozwiązanie to okaże się droższe niż inne oferty. Ostateczna decyzja o wyborze Karty Korporacyjnej American Express powinna bazować na analizie rzeczywistych potrzeb i porównaniu kosztów z dostępnymi opcjami na rynku.