Autopay: Zarządzanie flotą samochodową

Autopay Flota, dostępne dla przedsiębiorców w Polsce w 2025 roku, umożliwia automatyczne płatności na trzech głównych autostradach kraju. Rozwiązanie to jest przeznaczone dla firm i organizacji posiadających floty samochodowe, od kilku do kilkuset pojazdów. Usługa jest świadczona przez Autopay Mobility Sp. z o.o., spółkę należącą do grupy Autopay, która od 1999 roku dostarcza technologiczne rozwiązania płatnicze. Operacje rozliczeniowe prowadzone są od 2011 roku na podstawie zezwolenia Narodowego Banku Polskiego pod nazwą BlueCash Payment System.

Autopay Flota jest w pełni dostępna dla przedsiębiorstw operujących w Polsce. System wspiera automatyczne płatności na autostradach A1 (Gdańsk-Toruń), A2 (Poznań-Konin) oraz A4 (Katowice-Kraków). Dodatkowo, system obsługuje płatności w ponad 100 automatycznych myjniach samochodowych oraz na wybranych parkingach zamkniętych w Polsce. Obsługa usługi odbywa się wyłącznie poprzez serwis internetowy dostępny pod adresem https://app.autopay.eu, co pozwala na zarządzanie flotą bez ograniczeń czasowych.

Struktura opłat i metody rozliczeń

Opłaty za Autopay Flota oparte są na modelu abonamentowym naliczanym per pojazd za każdy rozpoczęty okres subskrypcji. Abonament pobierany jest niezależnie od faktycznego zużycia usług i obejmuje dostęp do pełnej funkcjonalności systemu dla danego pojazdu. Szczegółowe stawki abonamentu miesięcznego i rocznego znajdują się w Cenniku Autopay Flota dostępnym na stronie mobility.autopay.pl/dokumenty. Cennik obowiązujący od 15 stycznia 2025 roku prezentuje różne taryfy zależne od typu pojazdu i wybranej usługi, na przykład dla autostrad A1/A4, A2 czy parkingów.

Na podstawie cennika Autopay Mobility z 15 stycznia 2025 roku, opłaty serwisowe za korzystanie z usług automatycznych na autostradzie A2 wynoszą 7,38 zł. Taka sama opłata, czyli 7,38 zł, obowiązuje za pozostałe usługi automatyczne. Dla usług parkingowych opłata to 4,92 zł, przy czym sam pobór biletu parkingowego jest bezpłatny. W pakiecie Mobility Firm Premium abonament miesięczny to 49,20 zł, natomiast wersja roczna kosztuje 73,80 zł. Wszystkie podane ceny zawierają podatek VAT w wysokości 23%.

Poza abonamentem, użytkownik płaci za faktycznie wykorzystane usługi, takie jak przejazdy autostradami, parkingi czy myjnie. Opłaty za przejazdy autostradami (w tym e-TOLL dla pojazdów ciężkich i autobusów) oraz za inne usługi rozliczane są zbiorczo na jednej fakturze miesięcznej, obejmującej wszystkie pojazdy w flocie. Faktury wystawiane są na koniec każdego miesiąca kalendarzowego, w którym wykonano usługi.

Użytkownicy Autopay Flota mogą wybrać jedną z dwóch metod płatności:

1. Płatność kartą: Abonament (miesięczny lub roczny) oraz opłaty za usługi są automatycznie pobierane. Dane karty są przechowywane w postaci zaszyfrowanej u dostawcy płatności. Ta metoda płatności obowiązuje dla wszystkich zarejestrowanych pojazdów i kierowców flotowych.
2. Limit kupiecki z kaucją: Użytkownik wpłaca kaucję na wskazany rachunek bankowy Autopay Mobility, a limit kupiecki odpowiada wysokości wpłaconej kaucji. Z usług można korzystać do wysokości wpłaconej kaucji. Kaucja nie jest oprocentowana i służy do pokrycia zobowiązań użytkownika. Spłata limitu kupieckiego następuje w terminie 14 dni po zakończeniu miesiąca kalendarzowego, w którym korzystano z usług.

W opcji z limitem kupieckim wysokość limitu jest równa wpłaconej kaucji i ustalana indywidualnie. Gdy wartość zrealizowanych usług przekroczy 2/3 kaucji, Autopay informuje użytkownika. Po osiągnięciu 100% kaucji system blokuje możliwość korzystania z usług do momentu jej uzupełnienia. Zwrot kaucji jest możliwy w trzech przypadkach: zmiana planu na taki bez limitu kupieckiego, usunięcie konta lub rozwiązanie umowy. Zwrot następuje w ciągu 30 dni od zaistnienia przyczyny, po potrąceniu należnych kwot. Każde potrącenie zobowiązań z kaucji zmniejsza limit kupiecki proporcjonalnie.

Autopay Flota jest systemem opłat w gotowości, nie zaś tradycyjnym kredytem. Usługa nie wiąże się z oprocentowaniem. Limit kupiecki stanowi formę odroczenia płatności za wykorzystane usługi, ale nie jest oprocentowany. Płatności za abonament i usługi są pobierane automatycznie bez odsetek lub dodatkowych opłat finansowych, poza samymi taryfami usług. Jeżeli użytkownik nie dotrzyma terminu zapłaty limitu kupieckiego (14 dni po miesiącu), może zostać poddany procedurom windykacji, a koszty tych działań ponosi użytkownik.

Piotr NowakEkspert finansowy

"Z analizy cennika Autopay Flota wynika, że roczny abonament w pakiecie Mobility Firm Premium kosztuje 73,80 zł. To znacząca różnica w porównaniu do opłaty za 12 miesięcy subskrypcji miesięcznej, która wyniosłaby 590,40 zł (12 x 49,20 zł). Roczny koszt jest ponad 8 razy niższy, co generuje istotne oszczędności dla budżetu floty."

Warunki korzystania i proces rejestracji

Autopay Flota jest dostępna wyłącznie dla użytkowników profesjonalnych, czyli firm, spółek, organizacji i przedsiębiorców, którzy korzystają z usługi w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową. Usługa nie jest dostępna dla konsumentów indywidualnych ani dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w charakterze niehandlowym.

Do korzystania z Autopay Flota wymaga się spełnienia następujących kryteriów:

• Konto flotowe: Założenie konta w charakterze profesjonalnym (bez limitu liczby pojazdów).
• Minimum jeden pojazd: Rejestracja i posiadanie w systemie minimum jednego pojazdu do czasu zawierania umowy.
• Aktywna metoda płatności: Dodanie karty lub wybór opcji limitu kupieckiego z wpłatą kaucji.
• Umowa Ramowa Autopay: Zawarta między użytkownikiem a Autopay Mobility (poprzez serwis https://app.autopay.eu).
• Wybór planu i okresu: Wybranie pakietu (plan dla floty lekkiej, ciężkiej lub mieszanej) i okresu subskrypcji (miesięczny lub roczny).
• Aktywacja usług: Włączenie wybranych usług (np. przejazdy na A1/A2/A4, parkingi) w systemie Autopay.
• Akceptacja regulaminów: Akceptacja Regulaminu Autopay Flota oraz Regulaminu Autopay.

Limity i ograniczenia

System Autopay Flota nie posiada górnego limitu liczby pojazdów, umożliwiając rejestrację od kilku do kilkuset sztuk. Limit kupiecki, jeżeli został wybrany, rozliczany jest dla całego konta flotowego, a blokada usług następuje po jego wyczerpaniu. Dostępne są okresy subskrypcji miesięczne (z rozliczeniem z dołu) lub roczne (z płatnością z góry). Umowa jest automatycznie przedłużana na kolejny, identyczny okres, jeśli użytkownik nie rozwiąże jej przed końcem bieżącego. Abonament opłacany jest za każdy rozpoczęty okres i nie podlega zwrotowi, niezależnie od faktycznego wykorzystania usług.

Wymagane dokumenty i proces rejestracji

Rejestracja w Autopay Flota wymaga minimalnego zakresu danych:

• Adres e-mail (do rejestracji i komunikacji).
• Numer telefonu (do weryfikacji i kontaktu).
• Numer rejestracyjny każdego pojazdu (bez spacji).
• Dane firmy/podmiotu (do weryfikacji statusu użytkownika profesjonalnego).
• Dane karty płatniczej (jeśli wybrano tę metodę: numer, data ważności, kod CVV, przechowywane w postaci zaszyfrowanej).
• Dane bankowe (jeśli wybrano metodę z limitem kupieckim: numer rachunku do wpłaty kaucji).

Dokładne wymagania mogą się różnić w zależności od wybranego pakietu i rodzaju usług. Formularz rejestracyjny w Autopay prowadzi użytkownika przez wszystkie kroki. Dodawanie danych pojazdu odbywa się poprzez panel internetowy, bez konieczności dostarczania fizycznych dokumentów.

Kroki rejestracji

Po spełnieniu wszystkich warunków umowa zawierana jest na czas nieoznaczony, a użytkownik może rozpocząć korzystanie z usług. Rejestracja pojazdu i aktywacja usługi trwa zazwyczaj kilka minut. Potwierdzenie aktywacji metody płatności następuje niezwłocznie, a pierwsza usługa może być realizowana od razu po aktywacji. Pierwsza faktura za abonament i usługi generowana jest na koniec miesiąca, w którym wykonano pierwszą usługę dla danego pojazdu.

Funkcje i korzyści dla przedsiębiorców

Autopay Flota oferuje szereg funkcji, które usprawniają zarządzanie flotą samochodową.

• Automatyczne rozpoznawanie pojazdów: System wykorzystuje kamery do odczytu numerów rejestracyjnych pojazdów na bramkach autostrad (technologia videotollingu), co eliminuje konieczność zatrzymywania się lub posiadania fizycznych winiet.
• Automatyczne pobieranie opłat: Płatności za przejazdy, parkingi i inne usługi są pobierane automatycznie z wybranego konta lub karty, bez potrzeby ręcznego przekazywania gotówki czy kart.
• Faktury zbiorcze: Wszystkie przejazdy i usługi rozliczane są na jednej zbiorczej fakturze miesięcznej dla całej floty, co upraszcza rozliczenia księgowe.
• Rozszerzone raporty: Dostęp do szczegółowych raportów podsumowujących wszystkie przejazdy kierowców i płatności, dostępny w panelu Autopay w dowolnym momencie.
• System wielopojazdowy: Możliwość rejestracji i zarządzania praktycznie nieograniczoną liczbą pojazdów z jednego konta.
• Kierowcy flotowi: Funkcja przypisywania pracowników lub współpracowników jako "kierowców flotowych", z automatycznym rozliczeniem na koncie głównym firmy.
• Pełna kontrola: Zarządzanie pojazdem, włączanie/wyłączanie usług, monitoring transakcji dostępne są z każdego miejsca poprzez aplikację lub serwis WWW.
• Okresowa subskrypcja: Elastyczność w wyborze okresu subskrypcji (miesięczny z rozliczeniem z dołu lub roczny z płatnością z góry).

Powyższe funkcje przekładają się na wymierne korzyści dla firm:

• Oszczędność czasu: Eliminacja kolejek na bramkach autostradowych i automatyczne pobieranie opłat.
• Optymalizacja kosztów: Zbiorcze rozliczenia pozwalają na precyzyjne śledzenie wydatków flotowych i identyfikowanie możliwości oszczędzania.
• Uproszczenie administracji: Jedna faktura zamiast wielu, co redukuje pracę związaną z księgowaniem.
• Przejrzystość finansowa: Dostęp do raportów umożliwia monitorowanie wydatków na obsługę floty w czasie rzeczywistym.
• Bezpieczeństwo: Zaawansowane technologie szyfrowania (certyfikat PCI DSS) i bezpieczne przechowywanie danych karty.
• Skalowalność: System obsługuje floty od kilku do setek pojazdów.
• Wsparcie dla flot ciężkich: Dedykowana funkcjonalność dla pojazdów o masie powyżej 3,5 tony i autobusów (system e-TOLL).
• Możliwość odroczenia płatności: Limit kupiecki pozwala odłożyć płatność na okres do 14 dni po miesiącu użytkowania.

Ograniczenia i istotne szczegóły

Autopay Flota posiada określone ograniczenia funkcjonalne i warunki, które klienci powinni uwzględnić.

Ograniczenia funkcjonalne

• Dostępność geograficzna autostrad: Automatyczne płatności za przejazdy są dostępne wyłącznie na autostradach A1, A2, A4 oraz w ponad 100 myjniach i na wybranych parkingach. Usługa nie obejmuje pozostałych płatnych dróg krajowych czy międzynarodowych.
• Brak wsparcia dla konsumentów: Usługa jest dostępna wyłącznie dla firm i podmiotów gospodarczych.
• Metoda płatności kartą: Wymaga dodania karty w systemie Autopay. Choć Autopay stosuje szyfrowanie PCI DSS, niektórzy użytkownicy mogą postrzegać to jako dodatkowe ryzyko bezpieczeństwa.
• Automatyczne przedłużenia: Jeżeli użytkownik nie rozwiąże umowy przed końcem okresu, system automatycznie przedłuża abonament, co wymaga uwagi ze strony użytkownika.
• Brak zwrotu abonamentu: Abonament opłacany jest za każdy rozpoczęty okres, bez względu na faktyczne użycie usług. Nie ma możliwości proporcjonalnego rozliczenia.
• Windykacja kosztów: W przypadku opóźnień w płatnościach, użytkownik zobowiązany jest ponosić koszty windykacji przedsądowej i sądowej.
• Odpowiedzialność za kierowców flotowych: Autopay nie ponosi odpowiedzialności za działania kierowców flotowych.

Szczególne warunki i wyjątki

• Zmiana planów: Możliwa jest zmiana planu z limitem kupieckim na plan bez limitu (ze zwrotem kaucji) lub odwrotnie, co wymaga komunikacji z Autopay.
• Pojazdy lekkie, ciężkie i mieszane: Ceny abonamentu mogą się różnić w zależności od typu floty – obowiązują różne stawki dla samochodów osobowych (<3,5 tony), pojazdów ciężkich (>3,5 tony, autobusy) oraz flot mieszanych.
• Parking e-TOLL dla pojazdów ciężkich: Obsługa pośrednia rozliczeń dla pojazdów ciężkich oparta jest na oddzielnym regulaminie (Załącznik 2 do Regulaminu), uwzględniającym specjalne procedury e-TOLL.
• Rozszerzenie sieci e-TOLL: Od 1 lutego 2026 roku planowane jest znaczne rozszerzenie sieci płatnych dróg krajowych dla pojazdów ciężkich i autobusów, co będzie implikowało zmianę stawek opłat (nowa stawka 0,56 zł/km dla najcięższych pojazdów klasy EURO6).
• Umowa powierzenia danych: Użytkownik Autopay Flota powierza systemowi dane osobowe kierowców flotowych (imię, nazwisko, telefon, e-mail, numer pojazdu, dane geolokalizacyjne) na zasadach określonych w Załączniku 1 do Regulaminu (Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych), które są zgodne z RODO.
• Terminy reklamacji: Reklamacje dotyczące Autopay Flota muszą być zgłoszone w terminie 60 dni od zaistnienia zdarzenia.